LOTUS WORKFLOW

A munkafolyamat-irányító (workflow) rendszerek célja, hogy automatizálják a vállalati folyamatokat, irányítsák a munkatársak tevékenységét, szabályozottá és áttekinthetővé tegyék a vállalat működését. Ilyen rendszer az IBM Lotus Workflow megoldása, amely bármilyen meglévő környezetben használható munkafolyamat irányító alkalmazások felépítésére. Az IBM megoldásának előnye, hogy stabil, több ezer felhasználóval is használható, nagyon egyszerűen testre szabható megoldás, és ára is sokkal kedvezőbb minden versenytársénál.

A Lotus Workflow keretrendszerben vállaljuk tetszőleges integrált vállalati folyamatok gyors, megbízható, stabil kialakítását: a folyamatok felmérését, tervezését, elektronikus megvalósítását és bevezetését. Vállaljuk a rendszer gondozását, karbantartását, a változó igényekhez igazítását.

A Lotus Workflow felépítése

Az Omega Iroda sokoldalú, testre szabható rendszer, amelyet számos különböző vállalati probléma megoldására használhatunk:

  • A Workflow Engine-t, amelyik működteti a munkafolyamatokat,
  • A munkafolyamat-tervező szoftvert (Lotus Workflow Architect), amelyik a Workflow Engine számára munkafolyamatokat készít
  • A vállalat szervezeti felépítését tartalmazó Organization adatbázist, amelyet mindig naprakész állapotban kell tartani a munkafolyamatok sikeres működtetése érdekében
  • A Domino Server-re épülő felhasználói felületet, amely web böngészőből vagy Lotus Notes kliensből teszi elérhetővé a rendszert
  • Workflow Viewer lehetővé teszi a futó vagy a lezajlott munkafolyamatok megtekintését és visszajátszását egy folyamatábrán

A Lotus Workflow bármilyen e-mail rendszerrel (pl. Notes, Outlook) és adatbázis-kezelővel (pl. Oracle, MS SQL Server stb) képes együttműködni.

Lotus Workflow Engine

A rendszer támogatja az iktatási folyamat alapvető lépéseit, melyeket különböző szerepkörökhöz lehet kötni. Érkeztetés során a bejövő iratok adatfelvétele történik meg, és azonnal tárolható a papíron érkezett iratok szkennelt képe is (egyetlen gombnyomással). A szkennelt kép a későbbiekben bármikor megtekinthető minden jogosult munkahelyen.

A Lotus Workflow rendszer átveszi a munkafolyamat vezénylését. Amint valaki elindít egy folyamatot, vagy befejez egy munkafolyamat-lépést, a folyamat következő résztvevője értesítést kap, hogy a munkafolyamat hozzá érkezett. Automatikus lépések is definiálhatók a rendszerben (pl. ha a munkafolyamat végeredménye egy szerződés, automatikusan elfaxolhatja a másik félnek).

Az egyes lépésekben végrehajtott műveletek könnyen testre szabhatók, egy automatikus munkafolyamat-lépésben nagyon sok mindent definiálhatunk: pl. kihasználva a Domino kiváló integrációs lehetőségeit, a vállalatirányítási rendszerrel vagy külső adatbázisokkal is kapcsolatot teremthetünk.

Gyakori alkalmazása a Lotus Workflow rendszernek, amikor a munkafolyamat kezdő és/vagy befejező lépése külső rendszerben történik. Például egy beszerzési rendelés jóváhagyatása után a Workflow rendszer rögzíti a vállalati SAP rendszerben a megrendelést.

A Domino Workflow visszakereshető módon tárolja a munkafolyamat lépéseit:

  • A végrehajtó felhasználó nevét
  • A tevékenység kezdésének és befejezésének időpontját
  • A tevékenység tervezett befejezésének időpontját
  • A dokumentum tevékenység utáni státuszt.

A munkafolyamat a Workflow Vieweren keresztül szó szerint visszajátszható, és az egyes lépések adatai megjeleníthetők – mind Notes kliens alatt, mind böngészővel.

Szervezeti adatbázis

A Lotus Workflow szervezeti adatbázisa (Organization) tartalmazza a munkafolyamat lényeges szervezeti információit:

  • Személyeket
  • Munkacsoportokat
  • Hierarchikus vállalati osztályokat (departments)
  • Szerepköröket (pl. beszerzési rendelés jóváhagyó)
  • Kapcsolatokat (pl. “ki a managerem”)
  • Lekérdezhető munkakör-tulajdonságokat (pl. “Irodaház project vezetője”)
  • “Házon kívül” szabályokat és naptárat és helyettesítési kapcsolatokat.

Az Organization adatbázis egy Notes adatbázis. A Notes Address Bookkal és más felhasználói címjegyzékekkel integrálható, átveszi az Address Book változásait. Bonyolult, ad hoc jellegű kapcsolatok definiálása is megoldható benne, egy egyszerű formulanyelv segítségével.

Munkafolyamat-tervező

A Lotus Workflow tervezőprogramja a Lotus Workflow Architect. A program beépített folyamatábra-szerkesztőt tartalmaz.

Képernyőkép: Lotus Workflow Architect

A munkafolyamatok szerkesztése lényegében folyamatábra-rajzolást jelent, illetve a folyamatábra tevékenységek paramétereinek beállítását (pl. ki végezheti, milyen feladatokat kell elvégezni ebben a lépésben stb). A Lotus Workflow folyamataiba beilleszthetők elágazások, amelyek tetszőleges feltételt tartalmazhatnak, pl. a dokumentum egyik mezőjének tartalma alapján. Amennyiben a dokumentum mezője a feltételnek megfelel, a munkafolyamat a kivétel ágra terelődik.

A rendszer lehetővé teszi az egyes munkafolyamat-lépések időzítését. Beállítható, hogy mennyi időt vesz igénybe az adott lépés. Beállítható, hogy a lépés tervezett befejezését megelőző időben küldjön figyelmeztetést a rendszer, vagy a határidő után. Beállítható ismétlődő üzenet is – amíg nem fejeződik be a tevékenység, akár óránként küldhet figyelmeztetést a munkafolyamat-lépés felelősének. A munkafolyamat bármely pontján automatikusan küldhető értesítés a munkafolyamat kezdeményezőjének vagy más személynek (“elfogadták a beszerzési rendelést”, “újabb versenyeztetést kérnek”).

Amikor kész a folyamatábra, a rendszer egy gomb megnyomására elkészíti a Lotus Workflow adatbázisban tárolt munkafolyamat alkalmazást.

A Lotus Workflow felhasználói funkciói

A Lotus Workflow egy olyan keret rendszer, amely segítségével gyorsan és szemléletesen kialakítható szinte bármilyen engedélyezési vagy egyéb munkafolyamat. A kész folyamatok felhasználói jellemzői:

  • Elektronikus levelezésen alapul, így a továbbítás, sürgetés figyelmeztetés feladatait elvégzi maga a program. Bármilyen meglévő elektronikus levelezéshez kapcsolható.
  • Alig igényel oktatást. A workflow folyamat kezdeményezőjének egy az eddig megszokott papírhoz teljesen hasonló űrlapot kell kitöltenie web böngészőben (vagy Notes kliensben).
  • Jogosultsági és titkosítási rendszere sokoldalúan konfigurálható, használható az elektronikus aláírás hitelesítésre, a hálózaton az adatok titkosítva közlekednek, ezért akár nyilvános Internet hálózatokat is használhatunk adattovábbításra.
  • A felhasználók ellenőrizhetik, hogy áll az általuk indított folyamat éppen milyen státuszban van. Ezt grafikusan is megjeleníti.
  • Illeszthető a meglévő rendszerekhez. Például számla engedélyezés végén a számla adatai átkerülhetnek a vállalat irányítási rendszerbe. Tipikus támogatott adatbázis kezelők és vállalati rendszerek (MS SQL, DB2, Oracle, SAP).

Bármelyik termékkel kapcsolatban bővebb információért keresse munkatársainkat!