OMEGA IRODA

Iratkezelő, iktató, archiváló és ügyintézés követő rendszer...

Napjainkban egyre nagyobb szerepet kap az iroda automatizálás, amely minden vállalat számára alapvetően fontos a különböző iratok, dokumentációk, levelezések megbízható kezelése. Az iratok gyakran elkeverednek, az információk nem jutnak el az érintettekhez, az ügyek elfekszenek, az intézkedések nem történnek meg időben. Ezeket a problémákat el lehet kerülni az Omega Iroda dokumentum-kezelő, iktató, archiváló és ügykövető rendszerrel.

Mire használhatjuk az Omega Irodát?

Az Omega Iroda sokoldalú, testre szabható rendszer, amelyet számos különböző vállalati probléma megoldására használhatunk:

• Bejövő és kimenő iratok iktatása, archiválása
• Iratok ügyintézésének automatizálása
• Feladat- és határidő figyelés
• Csoportok munkájának koordinálása
• Dokumentum-adatbázis, tudásbázis
• Szerződés-nyilvántartás
• Minőségügyi dokumentáció nyilvántartás
• Vállalati folyamatok automatizálása

Iktatás

A rendszer támogatja az iktatási folyamat alapvető lépéseit, melyeket különböző szerepkörökhöz lehet kötni. Érkeztetés során a bejövő iratok adatfelvétele történik meg, és azonnal tárolható a papíron érkezett iratok szkennelt képe is (egyetlen gombnyomással). A szkennelt kép a későbbiekben bármikor megtekinthető minden jogosult munkahelyen.

Az iktatószámot tetszőleges szabályok szerint képes a rendszer kiadni. Az iktatás érkeztetéskor, vagy külön lépésben történhet. Az iratok kiszignálása egy vagy több lépésben is történhet. A rendszer kezeli a téves iktatás, téves szignálás, más szervezetnek átadás funkcióit. Az ügyintézés során az ügyintézők minden új iratról elektronikus levélben is értesítést kapnak, és a rendszerben saját munkalistájukat kezelik. A kimenő iratok jóváhagyása, aláírása és kiküldése szintén részei a rendszernek. A fenti munkafázisokat az Iktatókönyv menüpontban egyetlen gombnyomással lehet kiválasztani.

A rendszer kezeli az irattárózást, irattárók közötti mozgatásokat, megőrzési időt, selejtezést, levéltári átadást.

A rendszerből az iktatási folyamatban szükséges listák megjeleníthetők és nyomtathatók (postakönyvek, iktatókönyvek, átadókönyvek stb.). A listákon megjelenő adattartalom testre szabható.

Csatolások, archiválás

A papír iratok szkennelt képeit is tárolja a rendszer (mint fájl csatolást) központi adatbázisban. Egy irathoz tetszőleges számú fájlt és megjegyzést lehet csatolni, a csatolt fájlokhoz is lehet megjegyzést fűzni, és kattintással a csatolmányok megnyithatók vagy letölthetők (megfelelő jogosultság esetén). A csatolmány archívumot szükség esetén külső adathordozókra lehet másolni.

Jogosultsági rendszer

A rendszer felhasználó szerepköröket kapnak, amelyekhez meghatározott jogok tartoznak. A szerepekhez tartozó jogok rugalmasan kialakíthatók. Például az ügyintézők a saját irataikhoz férhetnek hozzá, a vezetők a szervezeti egység irataihoz. Az iratok minősíthetők bizalmasnak, amivel szűkíthetjük a hozzáférés körét.

A rendszer az adatokhoz hozzáférést és a módosításokat naplózza, minden esemény utólag is követhető.

Iratok keresése

A rendszerben tárolt iratok tetszőleges szempontok szerint visszakereshetők (például dátum, iktatószám, tárgy, partner, állapot stb. szerint). A keresési szempontokat kombinálhatjuk, a keresést szűkíthetjük vagy bővíthetjük. A találatok a felhasználó jogosultságának figyelembe vételével jelennek meg. Az iratok dossziékba (előadói ívekbe stb) rendezhetők, egy irat több dossziéban lehet, egy dosszié iratai együtt áttekinthetők. Az irat megtalálásával a szkennelt kép az archívumból azonnal megnyitható, vagy a megfelelő külső adathordozó elérése után.

A rendszer kezeli az iratok közti logikai kapcsolatokat (előzmények, válaszok). Egy iratnak több előzménye és több válasz irata lehet.

Dokumentum-adatbázis

A rendszer nemcsak az iktatott iratok tárolására alkalmas, hanem tetszőleges dokumentáció adatbázisaként használható.

A rendszerben felhasználói szinten lehet dokumentumtárakat kialakítani a dossziék segítségével. A dossziék az adott felhasználásban fontos jellemzőkkel ruházhatók fel, és önállóan kereshetők (például lehetnek beszerzési dossziéink, amelyeket mondjuk költséghelyhez rendelünk).

Az iratok esetében lehetőség van olyan mezők definiálására, amelyek az irat típusától függenek (például számla típusú iratnak lehet számlaszám, összeg, fizetési határidő mezője).

Ügyintézés, határidő követés

Az irattal kapcsolatos bármilyen komplex ügyintézési folyamat követhető a rendszerben. Az irathoz egy fő határidő adható meg, amelyért az ügyintéző felelős. A tevékenységet iratonként részfeladatokra lehet bontani külön felelősökkel és részhatáridőkkel. Ezzel kezelhetjük például más munkatársak tájékoztatását (figyelmeztető levelet kapnak), részfeladatok kiadását és elintézésének ellenőrzését, jóváhagyásokat, aláíratásokat stb. A rendszer a fő és a részhatáridőket is figyeli, lejárat előtt és után figyelmeztetéseket küld.

Ezzel a funkcióval koordinálhatjuk több munkatárs munkáját, követni lehet az ügymenetet (a felelősök listájában az elkészült tevékenységeket zöld pipa jelzi).

Technikai információk

Az Omega Iroda többféle operációs rendszeren (Windows, Linux) és adatbázis platformon működik (Interbase, Microsoft SQL Server). A központi számítógép minimum Pentium IV, 1 GHz, 256 MB RAM felszereltségű legyen (a követelmények a felhasználók számával növekednek). A munkaállomások minimum Windows 98 (2000, XP, 2003), Pentium II-III, 500 MHz, 64 M B RAM, és 800x600 felbontású monitor kiépítéssel kell rendelkezzenek.

Értékesítés

Az Omega Iroda üzembe helyezhető a felhasználó által, vagy a Contact Plus Consulting Kft. vállalja a kulcsrakész felmérés, paraméterezés, telepítés, oktatás elvégzését és a folyamatos rendszer támogatást.

KÉRJEN INGYENES DEMÓ CD-T, amelyről a rendszer teszt verziója is telepíthető.
A rendszert igény szerint díjmenetesen élőben is bemutatjuk.

Bármelyik termékkel kapcsolatban bővebb információért keresse munkatársainkat!